物业档案管理12条风险防范措施

1、提高物业服务企业及档案管理人员、全体员工的档案管理意识，尤其是保密意识和法律意识；

2、制定合理规范的档案管理制度、规范作业程序，明确落实责任人，杜绝档案管理混乱、职责不清的情况出现；

3、严格执行物业档案的保存、利用、借阅流程与规定，防止档案信息流失、泄露；

4、加强培训，提高全员档案意识，提高对档案司法举证作用的认识，形成日常工作中留存证据归档的工作习惯，加强档案管理人员专业知识培训，提高档案管理的专业技能，实现档案管理的专业化；

5、加强物业档案规范化管理，制定切实可行的档案管理办法，明确物业档案的内容和标准，抓好承接查验环节的资料验收和接收；管理服务过程要重视记录并留存；档案收集、整理阶段要保证资料收集齐全、完整、全面；规范档案保管、借阅、移交和销毁等作业程序，明确责任人；

6、注重物业档案信息化管理，利用计算机存储物业档案信息，保证档案寿命，方便查找和节省时间；

7、物业档案管理纳入全面物业管理工作中，建立健全物业档案管理的各项规章制度，明确物业档案管理的岗位职责，对物业档案信息的分类、保存事先做出明确规定，实施全方位管理，保证档案保管质量；

8、加强全员档案管理工作的宣传教育培训，提高全员档案管理意识，加大人、财、物的投入，改善档案管理的硬件条件；

9、提升物业档案管理人员的综合素质，加强档案管理人员培训工作，提升他们的专业知识和专业技能；人员招聘应考虑物业档案管理的专业人才需求，创新档案管理手段，提升档案保管水平；

10、制定严格的物业档案利用制度，明确物业档案借阅、利用的流程、规则和办法，明确档案使用人使用规定、责任承担等内容；

11、建立物业档案公开查阅制度，尊重业主知情权，满足内部物业管理需要；

12、通过更新技术手段，方便物业档案查阅，提高物业档案利用效率。

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